ANALISIS PEKERJAAN
Manajemen Sumber Daya Manusia
Windy Vinorika Yuli Astuti (212418)
BAB I
PENDAHULUAN
1.1. Latar Belakang Masalah
Sesudah kebutuhan-kebutuhan sumber
daya manusia dipikirkan dan direncanakan, maka langkah berikutnya adalah
melakukan analisis dan klasifikasi pekerjaan. Analisis pekerjaan adalah usaha
yang sistematik dalam mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan semua jenis pekerjaan
yang terdapat dalam suatu organisasi. Berarti dalam suatu organisasi diperlukan
keberadaan sekelompok analis pekerjaan yang bertugas melakukan analisis
terhadap semua pekerjaan yang ada.
Analisis pekerjaan ini akan menghasilkan suatu
daftar uraian pekerjaan pernyataan tertulis mengenai kewajiban-kewajiban
pekerja dan bisa juga mencakup standar kualifikasi, yang merinci pendidikan dan
pengalaman minimal yang diperlukan bagi seorang pekerja untuk melaksanakan
kewajiban-kewajiban dari kedudukannya secara memuaskan.
Kegiatan analisis pekerjaan
merupakan hal yang sangat penting bagi suatu organisasi. Dikatakan demikian,
karena berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada
informasi tentang analisis pekerjaan yang telah dilakukan.
Maka dalam makalah ini akan membahas tentang “analisis
pekerjaan” sebagai kajian untuk mengetahui apa yang dituntut oleh pekerjaan
dan tipe orang seperti apa yang harus mengerjakanya.
BAB
II
MASALAH
2.1. Rumusan
Masalah
Ada pun masalah-masalah yang dibahas dalam analisis pekerjaan yaitu
sebagai berikut:
1.
Bagaimana informasi tentang analisis pekerjaan yang
baik?
2.
Bagaimanakah
langkah-langkah utama dalam analisis pekerjaan?
3.
Bagaimana metode dalam mengumpulkan analisis
pekerjaan?
4.
Apa
saja jenis analisis pekerjaan?
5.
Bagaimana menuliskan deskripsi pekerjaan?
2.2. Tujuan
Tujuan dari perumusan masalah di
atas yaitu supaya dapat memahami informasi analisis pekerjaan yang baik, memahami langkah-langkah utama dalam analisis
pekerjaan, memahami jenis-jenis dari
analisis pekerjaan serta memahami pula dalam menuliskan deskripsi pekerjaan.
BAB III
PEMBAHASAN
3.1. Informasi Analisis Pekerjaan yang Baik
Kegiatan
analisis pekerjaan adalah hal yang sangat penting bagi suatu organisasi, karena
berbagai tindakan dalam pengelolaan sumber daya manusia tergantung pada
informasi tentang analisis pekerjaan yang dilakukan. Teori manajemen sumber
daya manusia memberi petunjuk bahwa ada paling sedikit sepuluh kegiatan
pengelolaan sumber daya manusia yang penyelenggaraannya dengan baik didasarkan
pada informasi ananisis pekerjaan yang berhasil dikumpulkan dan diolah. Informasi analisis pekerjaan yang baik yaitu
meliputi:
3.1.1 Analisis pekerjaan harus
dapat memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan yang
mempengaruhi pekerjaan para pekerja dalam organisasi.
3.1.2 Analisis pekerjaan harus dapat menghilangkan
persyaratan pekerjaan yang sebenarnya tidak diperlukan karena didasarkan pada
pemikiran yang diskriminatif.
3.1.3 Analisis pekerjaan harus juga mampu
menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghambat mutu kekaryaan
para anggota organisasi.
3.1.4 Analisis pekerjaan harus dapat merencanakan
ketenagakerjaan untuk masa depan.
3.1.5 Analisis pekerjaan harus mampu mencocokkan
lamaran yang masuk dengan lowongan yang tersedia.
3.1.6 Analisis pekerjaan harus mampu membantu dalam
menentukan kebijaksanaan dan program pelatihan.
3.1.7 Analis pekerjaan
harus bisa menyusun rencana pengembangan potensi para pekerja.
3.1.8 Analisis pekerjaan harus dapat menentukan
standar prestasi kerja yang realistik.
3.1.9 Analisis pekerjaan
harus dapat menempatkan para pegawai agar benar-benar sesuai dengan
pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman yang dimilikinya.
3.1.10 Analisis pekerjaan juga harus dapat merumuskan dan
menentukan sistem serta tingkat imbalan yang adil dan tepat.[1]
Pengumpulan
informasi tentang analisis pekerjaan juga tidak boleh lepas kaitannya dengan
upaya mencapai tujuan dan sasaran organisasi. Berdasarkan hal itu, ada tiga
jenis kegiatan pengumpulan informasi yang perlu dilakukan yaitu;
mengidentifikasikan berbagai pekerjaan yang hendak dianalisis, menyusun
kuesioner sebagai instrumen pengumpulan informasi dan pengumpulan informasi itu
sendiri. Paling sedikit berbagai teknik tersebut harus mampu memberikan
sumbangan nyata dalam menentukan penyusunan uraian pekerjaan, merumuskan
spesifikasi pekerjaan, menetapkan standar prestasi kerja dan menciptakan sistem
informasi sumber daya manusia .
Dalam Manajemen Sumber Daya Manusia (Gary, 2004:70) disebtkan bahwa
penyelia atau spesialis SDM mengumpulkan beberapa informasi berikut melalui
analisis pekerjaan:
1. aktivitas pekerjaan
2. perilaku manusia
3. mesin, perangkat, peralatan, dan bantuan pekerjaan
4. standar prestasi
5. konteks pekerjaan
6.
persyaratan manusia
3.2.
Langkah-langkah Utama dalam
Analisis Pekerjaan
Dalam analisis pekerjaan terdapat
dua langkah utama yang harus dilakukan yaitu:
1)
penentuan
tugas-tugas utama, kegiatan-kegiatan, perilaku-perilaku, atau kewajiban-kewajiban
yang akan dilaksanakan dalam pekerjaan.
2)
Penetapan
pengetahuan (knowlwdge), kemampuan-kemampuan (skills), dan
beberapa karakteristik lainnya (faktor-faktor kepribadian, sikap, ketangkasan,
atau karakteristik fisik dan mental yang diperlukan bagi pekerjaan) yang
dibutuhkan untuk pelaksanaan tugas-tugas.
Dengan
demikian, maka dapat dikatakan bahwa hasil analisis pekerjaan umumnya berupa; deskripsi
pekerjaan yang berkaitan dengan isi (content) dan lingkup (scope)
serta klasifikasi pekerjaan.[2]
Deskripsi pekerjaan adalah sebuah daftar tertulis yang mendeskripsikan
aktifitas dan tanggung jawab dari pekerjaan, juga kondisi pekerjaan dan bahaya darinya. Klasifikasi pekerjaan
merupakan proses pengkategorisasian kedudukan sesuai dengan jenis kerja yang
dilakukan, jenis kecakapan yang dibutuhkan, atau faktor
lainnya yang berkaitan dengan kerja. Klasifikasi mempermudah analisis pekerjaan
karena klasifikasi berarti uraian
pekerjaan, dan standarkualifikasi yang dibakukan dapat dirumuskan untuk
sekumpulan posisi.[3]
Klasifikasi pekerjaan adalah ringkasan mutu, sifat, ketrampilan dan latar
belakang pribadi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan tersebut.[4]
3.3. Metode Mengumpulkan Analisis Pekerjaan
Melakukan analisis pekerjaan biasanya melibatkan gabungan dari seorang
spesialis SDM, pekerja, dan penyelia pekerja. Spesialis SDM (manaajer SDM,
analis pekerjaan, atau konsultan). Penyelia dan pekerja bisa mengisi kuesioner
yang berisi aktivitas bawahanya. Penyelia dan pekerja nantinya bisa menelaah
dan mengesahkan kesimpulan analis pekerjaan mengenai aktivitas dan kewajiban
pekerjaaan itu.
Metode yang paling populer untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan
adalah wawancara, kuosioner, observasi, dan diary/catatan laporan.[5]
3.3.1. Wawancara
Para manajer menggunakan tiga jenis wawancara
untuk mengumpulkan data analisis pekerjaan, yaitu wawancara individual dengan
setiap karyawan, wawancara kelompok dengan sekelompok karyawan yang memiliki
pekerjaan sama, dan wawancara dengan satu atau banyak penyelia yang mengetahui
pekerjaan tersebut.
Jenis wawancara apapun yang digunakan, penanya
harus yakin bahwa orang yang diwawancarai memahami sepenuhnya alasan wawancara,
karena ada kecenderungan bahwa wawancara adalah bentuk dari penilaian benar
atau salah yang menjadi evaluasi efisiensi.
3.3.2. Kuesioner
Sebelumnya harus menentukan bagaimana struktur
kuesioner dan pertanyaan yang digunakan. Setiap karyawan harus mengisi satu
dari kemungkinan ratusan kewajiban atau tugas khusus. Orang tersebut diminta
untuk menunjukan apakah melaksanakan setiap tugas dan berapa lama waktu yang
digunakanya.
Menggunakan kuesioner adalah cara yang cepat
dan efisien. Namun, mengembangkan dan mengujinya (dengan meyakinkan pekerja
memahami pertanyaanya) bisa menjadi mahal dan memakan waktu.
3.3.3. Observasi
Metode ini berguna untuk pekerjaan yang
terdiri dari aktivitas fisik yang dapat diamati (ex.pekerja perakitan dan
petugas akunting). Namun tidak sesuai untuk pekrjaan yang membutuhkan banyak
aktivitas mental (pengacara, insinyur perancangan) dan bila karyawan hanya
sekali-kali terlibat dalam aktivitas penting (seorang juru rawat yang menangani
gawat darurat). Masalah yang lain adalah reaktivitas, pekerja berubah
perilakunya karena kegiata pengawasan.
Pendekatan yang dilakukan adalah mengamati
pekerjaan selama siklus pekerjaan berlangsung dan mencatatnya. Kemudian
mengakumulasikan informasi dan hasil wawancara dengan pekerja. Lalu memintanya
untuk menjelaskan hal yang tidak dipahami dan aktivitas yang tidak diamati.
Pengamatan dan wawancara juga dapat dilakukan secara simultan (bertanya saat
pekerja melakukan pekerjaanya).
3.3.4. Catatan Laporan Partisipan
Pendekatan lain adalah dengan menanyakan
kepada pekerja untuk menyimpan sebuah catatan laporan tentang aktivitas yang
mereka lakukan beserta waktunya. Ini dapat menghasilkan gambaran yang lengkap
tentang pekerjaan, khususnya saat ditambahkan wawancara dengan pekerja dan
penyelianya. Meskipun karyawan mungkin membesarkan atau mengurangi aktivitas
lainnya. Namun, sifat yang rinci dan kronologis dari laporan cenderung untuk
mengurangi masalah ini.
3.4.
Jenis Analisis Pekerjaan
Terdapat dua jenis analisis
pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional (traditional job description) dan
analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job
description).
1)
Analisis
Pekerjaan Tradisional
Model
tradisional ini hanya mencari informasi sekitar tiga aspek, yakni:
a.
Tanggungjawab
(responsibilities), merinci unit organisasi kepada mana suatu kedudukan
harus bertanggungjawab, harus tunduk kepada pengarahan dan bagian pengendalain
pelaksanaan.
b.
Kewajiban-kewajiban
(duties) umum dari seorang yang sedang memegang suatu kedudukan dan;
c.
Kualifikasi-kualifikasi
(qualifications) minimal yang diterima sebagai kelayakan.
2)
Analisis
Pekerjaan yang Berorientasikan Hasil
Analisis pekerjaan jenis ini berasumsi bahwa uraian pekerjaan akan
menjadi lebih bermanfaat jika uraian pekerjaan tersebut memperjelas
harapan-harapan organisasi kepada para
pekerja, dan keterkaitan antara tugas-tugas, standar-standar,
kecakapan-kecakapan, dan kualifikasi-kualifikasi minimal. Oleh karena itu,
analisis pekerjaan ini memuat keterangan-keterangan yang berkisar pada
pernyataan-pernyataan, seperti;
a.
Task merupakan perilaku-perilaku, kewajiban-kewajiban atau
fungsi yang penting bagi suatu pekerjaan.
b.
Conditions merupakan bagaimana sifat dasar pada pekerjaan, atau syarat-syarat yang diperlukan
agar pekerjaan itu terlaksana.
c.
Standartds merupakan harapan-harapan performansi obyektif yang
diberikan pada setiap tugas, yang dituangkan menurut ketentuan standar
kuantitas, kualitas, atau ketepatan waktu yang benar-benar dikaitkan dengan
tujuan organisasi.
d.
SKAs merupakan kecakapan, pengetahuan, dan kemampuan yang dibutuhkan untuk melaksanakan
setiap tugas pada standar minimal yang diterima.
e.
Qualifications merupakan pendidikan dan pengalaman serta kualifikasi lain yang dibutuhkan untuk
memastikan bahwa para pekerja mempunyai SKAs yang diperlukan bagi pelaksanaan
tugas.[6]
3.5.Menuliskan Deskripsi Pekerjaan
Sebuah deskripsi pekerjaan adalah pernyataan tertulis tentang apa yang
harus dilakukan pekerja, bagaimana melakukanya, dan bagaimana kondisi kerjanya.
Informasi ini dapat digunakan untuk menuliskan spesifikasi pekerjaan. Hal ini
berisi tentang pengetahuan, kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk
melakukan pekerjaan secara memuaskan.
Tidak ada format standar untuk menuliskan deskripsi pekerjaan. Namun,
sebagian besar mencakup:
3.5.1. Identifikasi pekerjaan yang berisi beberapa jenis informasi jabatan
pekerjaan, tanggal (tanggal deskripsi pekerjaan yang ditulis dan disiapkan
untuk mengetahui siapa yang menulis).
3.5.2. Ringkasan pekerjaan yang harus menjelaskan sifat umum pekerjaan itu, dan
menyertakan fungsi atau aktifitas utamanya.
3.5.3. Tanggung jawab dan kewajiban yang menyebutkan masing-masing pekerjaan
secara terpisah, dan menjelaskanya.
3.5.4. Otoritas dari pemegang jabatan, pada bagian ini juga harus mendefinisikan
batas otoritas karyawan untuk suatu pekerjaan.
3.5.5. Standar prestasi dan kondisi kerja. Hal ini menentukan standar yang
diharapkan dicapai oleh karyawan dalam setiap deskripsi pekerjaan yang menjadi
kewajiban dan tanggung jawabnya.
3.5.6. Menuliskan Spesifikasi Pekerjaan yang memperlihatkan orang seperti apa yang
direkrut dan untuk kualitas seperti apa orang itu harus diuji.[7]
BAB IV
KESIMPULAN
4.1. analisis pekerjaan yang baik adalah yang dapat
memberikan gambaran tentang tantangan yang bersumber dari lingkungan, menghilang kanpersyaratan pekerjaan yang tidak diperlukan, menemukan unsur-unsur pekerjaan yang mendorong atau menghamba tmutu
kekaryaan para anggota organisasi, dapat merencanakan ketenagakerjaan untuk masa depan, mampu membantu dalam menentukan kebijaksanaan dan program
pelatihan.
4.2. Langkah-langkah
dalam analisis pekerjaan adalah penentuan tugas-tugas
utama dan penetapan pengetahuan.
4.3. Dalam mengumpulkan analisis pekerjaan, terdapat
beberapa metode yaitu wawancara, kuesioner, observasi, dan catatan Laporan Partisipan.
4.4. Terdapat
dua jenis analisis pekerjaan, yakni; analisis pekerjaan tradisional (traditional job description) dan
analisis pekerjaan yang berorientasikan hasil (results-oriented job
description).
4.5. Sebuah deskripsi pekerjaan merupakan
pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan pekerja, bagaimana
melakukanya, dan bagaimana kondisi kerjanya yang dapat digunakan untuk
menuliskan spesifikasi pekerjaan. Hal ini berisi tentang pengetahuan,
kemampuan, dan keterampilan yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaan secara
memuaskan.
DAFTAR PUSTAKA
Faustino
Cordoso Gomes, Manajemen Sumber Daya Manusia, Yogyakarta, ANDI, 2003.
Sondang P.
Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Jakarta, Bumi Aksara, 2006.
Gary Dessler, ManajemenSumberDayaManusia;
Edisi 9,trj. Eli Tanya, INDEKS kelompok GRAMEDIA, Jakarta, 2004.
[1] Sondang P.
Siagian, Manajemen Sumber Daya Manusia, Bumi Aksara, Jakarta, 2006, hlm.
76-81.
[2] Faustino
Cordoso Gomes, ManajemenSumberDayaManusia, ANDI, Yogyakarta, 2003, hlm. 94.
[4] Gary Dessler, Manajemen
Sumber Daya Manusia; Edisi 9, trj. Eli Tanya, INDEKS kelompok GRAMEDIA,
Jakarta, 2004, hlm. 72.
[6]
Faustino
Cordoso Gomes, Op. cit., hlm.99.
